Как рассчитать и выполнить бюджет проекта?

– Как соблюсти финансовые рамки проекта?

– Правильно сделать расчет бюджета.

Мне часто задают вопрос, насколько реально остаться в рамках запланированного бюджета при строительстве или переезде. Скажу по своему опыту: 100 % бюджетов, рассчитанных нами, были исполнены в точности или с экономией средств. Что нужно обязательно учесть в расчете бюджета и какие существуют профессиональные хитрости для точного исполнения бюджета?

Правильно рассчитанный бюджет проекта определяет его успешность

Из чего складывается бюджет проекта?

Что есть бюджет проекта?

Это комплексная оценка всех затрат по проекту, от идеи до ввода в эксплуатацию или переезда. Бюджет учитывает все финансовые затраты на реализацию проекта. И если график проекта я сравнил бы с сердечным ритмом, то бюджет, безусловно, кровь проекта. Правильное бюджетирование – залог успешной реализации всех без исключения планов и задач.

Предварительное бюджетирование мы проводим еще на этапе экономической экспертизы.

Сегодня я хочу остановиться на практических моментах составления и реализации бюджета.

Из чего складывается бюджет проекта (на примере переезда)

Бюджет мы складываем из всех затрат на ключевых этапах проекта. Допустим, нам нужно рассчитать бюджет на переезд. Мы вносим в план следующие затраты.

• На аренду, в том числе: риски выхода из договора, сдвоенная аренда, если она возникает из-за большого объема строительства, арендные затраты на новый офис.
• На проектирование: на разработку дизайн-проекта, инженерное проектирование и подготовку рабочего пакета документации.
• На эксплуатацию после ввода объекта: коммунальные и эксплуатационные расходы.
• Управленческие затраты.

Мы, как управляющая компания, рассчитываем, сколько будет стоить проектирование, детализируем, сколько стоит стройка, управление проектом, строительный контроль.

Помимо этих проектных затрат существуют оперативные расходы, которые могут складываться в значительные суммы. Вот только несколько статей таких расходов:

• непосредственно стоимость самого переезда (упаковка, транспортировка, подъем на этаж);
• мебель, в том числе нестандартная;
• расходные материалы для обустройства офиса: диспенсеры для мыла, держатели полотенец, сушилки для рук и т. д.;
• жалюзи и шторы;
• оборудование для кухни;
• IT-оборудование.

Если поводом для смены офиса стал рост компании и числа ее сотрудников, то вероятен рост затрат на жизнеобеспечение офиса. Возрастут расходы на уборку, воду для кулеров, охрану. Не забудем о том, что потребуется смена адреса, регистрация в новой налоговой.

При составлении бюджета для заказчика обязательно учитываем эти вопросы и указываем в перечне расходов без подсчета конкретной стоимости. Заказчик может эти статьи заполнить самостоятельно или поручить бюджетирование нам.

Внутреннее оформление офиса, в частности брендирование или фитодизайн, не входит в услуги генподряда. Заказчик может заняться этим самостоятельно или опять-таки поручить нам по отдельному контракту.

После того как все предстоящие расходы учтены, результатом усилий становится сводная таблица и график всех предстоящих расходов, как капитальных, так и операционных. Это и есть бюджет проекта.

В готовом бюджете учтены капитальные и оперативные расходы

В своих проектах я работаю только с тем бюджетом, который сам составил, а заказчик принял и одобрил. Меня не интересует бюджет, которым вообще располагает заказчик, так как у меня нет цели вытянуть все возможные деньги. Моя цель – сделать максимально качественный, эффективный и эффектный проект. Я назвал цену, за которую этот проект будет реализован на 100 %, заказчик ее принял, а все остальное остается за скобками.

Насколько точен бюджет проекта?

Я иногда слышу вопрос: «А если мы выйдем за рамки бюджета?»

В 100 % случаев составленные бюджеты проектов компании Office Times полностью точны.

Причина высокой точности расчетов проста: мы считаем бюджет не по теоретическим «рыночным ценам», а по своим реальным проектам и затратам. Мы – практики, точнее, практикующие эксперты. Поэтому наши цены взяты не из «прайсов в интернете». Это актуальные, действующие позиции на оборудование и материалы.

Есть у меня в арсенале полезный прием: предварительную стоимость я всегда считаю с коэффициентом, закладываю процент расходов выше. В процессе работы цена, как правило, оптимизируется.

Реальный пример: я свой бюджет по одному из текущих проектов уже оптимизировал на 44 % (в денежном выражении – на 600 тысяч). Но в другом разделе этого же проекта заказчик «снес» часть затрат, хотя функционал проекта их все равно потребует. Поэтому оптимизированные средства помогут закрыть образовавшуюся бюджетную дыру.

Составленный нами предварительный бюджет не меняется в большую сторону, разве что заказчик сам хочет допустить перерасход.

Все наши бюджеты реализованы на 100 % или с экономией средств. При этом те, которые реализованы на 100 %, тоже в большинстве случаев имели экономию, но многие заказчики, увидев сэкономленные 1–2 миллиона, решили потратить их на незапланированные ранее улучшения. Например, вместо пленки использовать маркерную краску, которая дороже и выглядит эстетично, хотя функционально оба материала одинаковы. Или вместо жалюзи повесить римские шторы. Или, как было в одном из проектов, сэкономленные деньги заказчик решил потратить на приобретение мебели классом выше той, что была запланирована бюджетом.

В каких случаях случается перерасход

И все же перерасход иногда случается, но происходит это только по желанию заказчика. Если человек хочет в кабинет стол из натурального дерева ручной работы или светильник определенного производителя, готов за это платить – то я не могу ему отказать. Хотя и в этом случае обязательно предлагаю альтернативные варианты, которые вписываются в бюджет.

Реальный пример. Заказчик хотел в кабинет определенные светильники. Я ему предложил несколько альтернатив, но он захотел именно эти. Они стоили в 10 раз дороже предложенных вариантов, но он их хотел, и это его право. Такие моменты учесть заранее невозможно ни в одном бюджете, тем не менее они случаются.

Причиной перерасхода бюджета может стать желание заказчика, например требование эксклюзивной мебели

Приемы для экономии реального бюджета

Можно экономить на материалах или технологиях, но для того, чтобы оптимизировать бюджет без потери в качестве, вам придется стать экспертом в строительстве. Есть целый ряд профессиональных приемов, которые позволят остаться в рамках запланированного бюджета.

Работа с подрядчиками и поставщиками

Бюджет зависит от уровня компаний, которых заказчик приглашает на тендер. Именитые, крупные и дорогие подрядчики имеют на балансе собственных специалистов, технику и ресурсы. Компании средней руки имеют штатных сотрудников, а крупную строительную технику и сложные инструменты берут в аренду. Мелкие подрядчики, как правило, ни штатных сотрудников, ни штатной техники не имеют и работают подрядным методом. Они самые дешевые.

Выбирая определенную категорию подрядчиков, можно корректировать бюджет.

Есть механизмы, которыми мы пользуемся для того, чтобы оценить предложения поставщиков или подрядчиков и сохранить стоимость, заложенную в бюджете. Например, из опыта я точно знаю, сколько прибыли закладывает подрядчик в тендерное предложение, поэтому могу оценить, насколько его предложение «последнее» или есть ресурсы для оптимизации. Мы пресекаем чрезмерные накрутки и этим серьезно экономим бюджет заказчика.

Когда мы анализируем проект, то сравниваем не только отпускные, но и закупочные цены у разных поставщиков, чтобы войти в бюджет.

Сэкономить бюджет поможет экспертный анализ ценовых предложений поставщиков

Работа с проектировщиками

На этапе проектирования приходится учитывать не только эстетику, но и эксплуатационные нюансы. Если дизайнер предлагает ковролин, который идеально выглядит, то я должен знать, имеет ли он противопожарную безопасность, может ли эксплуатироваться в офисных условиях с высокими нагрузками и так далее. Поэтому при разработке проектной документации я всегда анализирую то, что предлагает инженер или проектировщик. Я всегда спрашиваю, из каких материалов и какие они деньги стоят, анализирую полученную информацию, исходя из своего знания рынка и цен на нем. Все это тоже помогает удерживать финансы в границах бюджета.

О том, как сэкономить бюджет стройки, я уже рассказывал.

Чтобы рассчитать бюджет, нужно четко представлять последовательность действий на всех этапах

Одно из главных правил составления и последующего выполнения бюджета – постоянный контроль каждого действия и задачи. У вас всегда должны быть запасные варианты на замену слишком дорогостоящей технологии или проектного решения. Предварительный бюджет проекта можно составить своими силами. Но для того чтобы детализировать, оптимизировать и реализовать проект, оставаясь в бюджетных рамках, потребуется помощь экспертов.