Проект «Переезд»: как рассчитать реальные сроки?

– Хочу перебраться в новый офис. Сколько времени это займет?

Что важнее для успеха проекта – деньги или время? Финансы определяют возможности, но время – единственный невозобновляемый ресурс, поэтому с ним приходится обращаться так же внимательно, как со счетом в банке. И если вас посетила идея переезда в новый офис, то одно из первых условий успеха – правильно рассчитанные сроки. Сколько недель или месяцев пройдет от первого звонка брокеру до поворота ключа в дверях вашего нового кабинета?

Правильно рассчитанный дедлайн – непременное условие успешного переезда в новый офис

Ключевые этапы проекта

Итак, вам нужен новый стильный и комфортный офис. Подойдем к этой идее как к проекту: разобьем его на отдельные этапы, потом подсчитаем, сколько времени потребуется для реализации каждого. В результате получим расчет реальных сроков переезда. Предположим, что вы хотите переехать в офис площадью 1000 кв. метров.

Давайте посмотрим, какие этапы предстоит пройти. Это:

• Поиск помещения.
• Экспертиза.
• Переговоры и согласования.
• Дизайн и проектирование.
• Стройка.
• Переезд.

Каждый проект начинается с планирования

Поиск помещения

Поиск помещения занимает от 1,5 до 3 месяцев. В этот временной отрезок укладываются все основные поисковые стадии:

• составление задания;
• получение и анализ предложений;
• осмотр объектов;
• общение с собственниками;
• выбор окончательного варианта.

Что поможет сократить сроки поиска?

• Составление четкого задания на поиск объекта, с конкретными и адекватными требованиями. И пусть под ваши критерии попадут немногие варианты, зато вы не будете тратить время на заведомо неподходящие объекты.
• Сотрудничество с брокером. Как правило, он имеет готовую актуальную базу объектов, и подбор первоначальных вариантов по заданию может состояться буквально за один день.

Детально проработанное задание и сотрудничество с хорошим брокером поможет сократить поиск до минимальных сроков. Нужную площадь в 1000 кв. м вы сможете найти за 1,5 месяца.

Экспертиза

Эксперты быстро считывают и анализируют информацию, поэтому все необходимые действия для составления сводного отчета займут от 3 дней. Весь комплекс мероприятий – от выездов на объект с фотофиксацией состояний до переписки с техническими специалистами арендодателя – займет минимум времени в профессиональном исполнении.

Переговоры и согласования

От получения проекта договора до его подписания обеими сторонами обычно проходит не менее одного месяца.

Длительность согласовательного этапа определяет структура согласований в компании-арендаторе. Чем больше ступеней предстоит пройти документам перед подписанием, тем больше времени займет этап. Сократить сроки поможет привлечение профильного юриста, который специализируется на арендных договорах. Он уверенно ориентируется в теме, поэтому его работа идет быстрее, чем, скажем, юриста общего профиля.

Чем больше компания, тем больше времени требуется на согласование

Дизайн, инженерное и архитектурное проектирование

В общем случае время разработки дизайн-проекта, инженерного и архитектурного проектирования зависит от площади будущего офиса. При эффективной командной работе на дизайн офиса в 1000 кв. метров понадобится около одного месяца, на проектирование – 2–3 недели.

Почему я употребил острожное выражение «в общем случае»? Потому что сроки дизайн-проекта определяются не только профессионализмом разработчиков. Очень много времени занимают различные согласования. На этом этапе вовлеченность заказчика максимальна, поэтому на рассмотрение, внесение правок и утверждение требуется время.

Можно ли объединить этапы?

Некоторые компании ищут возможность объединить такие этапы, как согласование договора аренды и проектирование. Это возможно при соблюдении двух условий.

• У вас есть деньги, которые вы готовы потратить на оплату дизайна, инженерного и архитектурного проектов.
• У вас есть железобетонная уверенность, что вы арендуете именно тот конкретный офис, для которого разрабатывается проект.

В моей практике был случай, когда клиент заказал дизайн и проектирование офиса еще до окончания этапа согласования. Он подписал договор об аренде и договор строительного подряда буквально в один день. Стройка стартовала в день начала арендных каникул.

Я считаю это, скорее, исключением, которое подтверждает общее правило: каждому этапу свое время. Не стоит рисковать и тратить деньги на дизайн и проектирование, если еще не подписаны документы на аренду. Обстоятельства порой меняются очень быстро.

Этап проектирования разумнее начинать после подписания договора об аренде

Стройка

Этап стройки для нашего условного офиса в 1000 квадратных метров продлится от 2 до 3 месяцев.

Оптимизировать сроки поможет эффективное управление, понимание технологий, контроль выполнения задач и подзадач. Так что при правильной организации ваш условный офис можно построить за 2 месяца и даже раньше.

Что влияет на длительность строительного этапа, помимо эффективного управления?

Выбор подрядчика

Если у вас как у компании-заказчика есть номинированные подрядчики, то время на поиск исполнителей тратить не придется.

Если подрядчика будем выбирать по процедуре тендера, то необходимо сразу определиться с его типом.

Существует несколько категорий исполнителей строительных работ по договору подряда.

• Первая категория держит в штате рабочие и управляющие кадры, а строительную технику – на балансе. Услуги таких подрядчиков стоят дорого, но строят они быстро, рабочие процессы управляются и контролируются.
• Вторая категория держит основной штат управляющих сотрудников и базовый набор техники. Такие исполнители по мере необходимости привлекают субподрядчиков. У них, как правило, гибкие цены при достаточной оперативности управления.
• Третья категория на все работы привлекает субподрядчиков. Их цены самые демократичные.

Для экономии времени я рекомендую сразу определиться – какую категорию подрядчиков вы хотите видеть на своей стройке. И проводить тендер внутри выбранной категории.

Сразу определите категорию подрядчика – это сократит сроки тендера

Дизайн и материалы

Если будущий офис предполагается в представительском классе, с дорогими отделочными материалами, то сроки стройки составят не менее 3 месяцев из-за увеличения сроков поставки материалов. Как правило, для таких дизайнов хотя бы часть материалов приходится заказывать и ждать доставки из-за рубежа.

Если проект составляется с учетом наличия материалов на складах, то сроки строительства могут сокращаться. В одном из наших последних проектов мы закончили 1700 квадратных метров за 1,5 месяца. Все материалы были в наличии, они сразу поступали на место. Поэтому срок проекта получился минимальным.

Переезд

Переезд компании из точки «А» в точку «В» занимает 2–3 дня. Вполне реально перевезти офис в 1000 квадратов за выходные. Если в новое помещение вы купили мебель и везете только оргтехнику и личные вещи сотрудников, то можно уложиться и в один день.

Два дня на переезд – и вы в новом офисе

Как рассчитать дедлайн проекта?

Продолжительность проекта «Переезд» от рождения идеи до первого рабочего дня в новом офисе зависит от многих факторов. Определяющее влияние на сроки оказывает размер предполагаемого офиса. Посмотрите опорную таблицу ниже, в ней хорошо прослеживается корреляция сроков переезда и размеров помещения.

Сократить сроки проекта до минимально возможных поможет четкое проектное планирование, экспертная поддержка и эффективное управление на всех этапах.

Николай Елагин