Можно ли вносить изменения в текущий проект?

В моей практике регулярно встречаются ситуации, когда заказчик хочет внести изменения в проект по ходу работы. Это могут быть серьезные коррективы или, на первый взгляд, простые пожелания. Можно ли вносить изменения в проект, который уже находится в стадии реализации, и как снизить возможные риски таких неожиданных решений?

Изменения в проекте могут повлечь за собой серьезные последствия

Как правильно вносить изменения в проект?

Опишу ситуацию, которая реальна для любого проекта: мы провели предпроектную подготовку, разработали план, написали устав и приступили к реализации. Заказчик вдруг сообщает, что хочет внести изменения в проект. Что делать в этом случае – послушно исполнять запрос клиента или настаивать на существующих проектных условиях?

Истина, как всегда, посередине.

Заказчик имеет полное право на внесение изменений в проект, в конце концов, «клиент всегда прав». Наша задача – спрогнозировать, как повлияют изменения на ход реализации проекта, какие риски они за собой повлекут, и предложить способы для минимизации рисков.

У нас есть четкий и эффективный алгоритм для работы с идеями, пожеланиями и изменениями заказчика, которые он намерен внести в уже запущенный проект.

• Мы знакомимся с видением заказчика, анализируем пожелания, изучаем и прогнозируем риски, которые могут возникнуть при внесении желаемых изменений.
• Разрабатываем несколько возможных решений, чтобы выполнить задачу с минимальными рисками и затратами.
• Представляем заказчику прогнозы и решения.
• Согласовываем изменения с заказчиком. Он уже предупрежден о возможных последствиях, об оптимальных способах достижения желаемого, поэтому ему остается решить – вносить ли изменения в проект или отказаться от них.

С таким подходом заказчик получает полное представление, насколько реальны и безопасны для проекта предполагаемые изменения.

Решение об изменении проекта принимает заказчик на основании экспертного анализа

Сложности, риски, последствия изменений на этапах поиска помещения и проектирования

На каждом из этапов проекта могут возникать изменения, и в большинстве случаев они повлекут за собой коррекцию первоначальных планов, сроков и бюджетов.

Изменения на этапе поиска помещения

Простой пример: мы провели предпроектную подготовку и теперь ищем помещение для заказчика. Он получает выгодное ценовое предложение по личным каналам, например от одноклассника, ставшего владельцем коммерческой недвижимости. Правда, нужно подождать некоторое время, пока на объекте идут отделочные работы. Зато заказчику предоставляют отличные условия аренды.

В этом случае риск минимальный, но нужно договориться в текущем офисе о продлении аренды на 2–3 месяца, пока завершается ремонт. Отсрочка и все связанные с ней неудобства оправданы финансовой выгодой от размещения в новом офисе.

Мы берем его в работу и корректируем график проекта, бюджеты, условия, технические задания. Риски в таком изменении – сдвоенная аренда, но она впоследствии компенсируется за счет экономии на аренде нового помещения.

Еще один типичный пример изменения в проекте на этапе поиска – корректировка условий задания. Мы ищем варианты по одному запросу, а затем заказчик изменяет его, чтобы расширить зону поиска. К примеру, поднимает планку арендной ставки. В таком случае он рискует лишь своими деньгами, и это его выбор. Мы просто меняем условия поиска и ищем другой объект.

Изменения на этапе проектирования

Какие изменения могут возникнуть на этапе разработки проекта?

Еще один пример из практики. Архитектор подготовил и разработал концепцию помещения. У заказчика за это время произошло слияние, и ему прежняя концепция абсолютно не подходит. Новое проектирование нужно делать по новому техзаданию. Потребуется дополнительное финансирование и время на выполнение. Сроки проекта сдвигаются, увеличиваются расходы: на новое проектирование и сдвоенную аренду, которую придется платить из-за смещения сроков переезда.

Чем могут обернуться изменения в проекте на этапе строительства

Во время строительства заказчики также частенько стремятся внести изменения. Им кажется, что заменить выбранные материалы очень легко. Самый простой пример из практики: мы разработали проектную документацию, провели тендеры, составили спецификацию. Но заказчику разонравился выбранный и внесенный в смету ковролин. Казалось бы, что сложного в замене одного покрытия на другое?

В принципе, ничего, если подрядчик еще не успел заказать ковролин. В таком случае сложностей возникнуть не должно.

А если подрядчик добросовестно заказал все нужные материалы и ковролин уже в пути? Есть несколько вариантов решения ситуации.

Вариант первый

У поставщика есть тот ковролин, который хочет клиент. Правда, выбранный вариант на 30 % дороже, чем первоначальный, заложенный в смете. В этом случае можно изменить заказ, оплатить дополнительные транспортные расходы и разницу в цене, не слишком проиграв в сроках.

Вариант второй

У поставщика нужного ковролина нет. Тогда придется заказывать в другом месте. За отказ от товара поставщики обычно удерживают 30 % от стоимости. Затраты сверх сметы:

• дополнительные транспортные расходы;
• разница в цене;
• удержанные поставщиком 30 % за отказ от заказа.

Вариант третий

У поставщика нужный ковролин будет через месяц, еще месяц требуется на доставку. В итоге срок реализации проекта увеличится и может привести к удвоению аренды. При таком варианте в затраты войдут:

• разница в цене ковролина;
• дополнительные транспортные расходы;
• сдвоенная аренда.

Наша задача в этом случае – учесть все риски, описать их заказчику и предоставить решения возникающих проблем. Мы обязательно ищем вариант, который уменьшает риски изменений. В описанном примере мы нашли ковролин дешевле выбранного заказчиком на 20 %. Он был у поставщика в наличии, так что сдвигать сроки не пришлось. В итоге дополнительные расходы составили уже не 30, а 10 %, удержанных поставщиком, плюс дополнительные транспортные расходы.

Любое изменение в проекте, которое кажется простым и незначительным, может привести к дополнительным расходам.

Прежде чем решиться на изменения, нужно все взвесить. Дороги назад может и не быть.

Свою экспертную задачу я вижу в том, чтобы заказчик:

• четко представлял себе последствия и риски предполагаемых изменений;
• имел в распоряжении альтернативные варианты достижения желаемой цели.

Отвечая на вопрос в заголовке статьи, я могу сказать: вносить изменения в проект можно, если просчитаны риски и последствия, найдены правильные решения, а дополнительные расходы находятся в пределах допустимой погрешности.