Где живет красота: офис для компании «Иль де Ботэ»

Каждый проект оставляет множество впечатлений. Работа над офисом для компании «Иль де Ботэ» вспоминается с удовольствием. Проект получился красивым во всех смыслах, поэтому мы испытываем законное чувство гордости.

Офис площадью 2462 метра для компании «Иль де Ботэ» – яркий проект

О компании «Иль де Ботэ»

Компания «Иль де Ботэ» известна на российском рынке с 2010 года. За 8 лет она уверенно заняла место в лидирующей тройке ритейлеров, специализирующихся на косметике и парфюмерии. В России действуют 129 магазинов этой сети. Компания обладает множеством премий и наград, а предметом ее гордости является премиальное качество обслуживания и внушительный ассортимент из десятков тысяч позиций товаров для красоты.

Заказчику с таким вкусом угодить нелегко. У нас это получилось

Специфика и особенности проекта

Работать с лидерами рынка всегда интересно, хотя не всегда просто. Специфика «Иль де Ботэ» состояла в том, что нам, по сути, потребовалось совершить невозможное. Нужно было найти и обустроить такой офис, который идеально совпадал с требованиями заказчика по инфраструктуре, комфорту размещения и функционалу помещения.

Как все начиналось?

Нам поступил запрос на поиск помещения. Сразу было заявлено, что заказчик нуждается в особенном офисе. Затруднение состояло в необходимости разместить в одном месте множество функциональных отделов, да к тому же сделать это с максимальным комфортом и с учетом набора корпоративных требований.

Помимо стандартного рабочего пространства, требовались склад, большая клиентская зона, множество переговорных комнат и конференц-залов. Нужно было удобно разместить вспомогательные службы, а также гримерную, фотомастерскую, зону питания. Помещение должно было располагаться рядом с метро, иметь достаточную парковочную зону.

«100 % комфорта и красоты» – под таким девизом шла работа над проектом

Для начала мы очертили географическую зону интересов заказчика и определили несколько помещений, которые условно подходили под требования. Для отобранных вариантов мы применили метод ступенчатой оценки по базовым критериям. Выезжая на место, мы проводили предварительный мониторинг, оценивая окружающую инфраструктуру и соответствие внешних параметров здания имеющимся требованиям. На втором этапе мы оценивали, насколько предлагаемые помещения подходят по комфорту и функционалу.

В конечном итоге у нас осталось два варианта. Один казался более экономичным, другой – более перспективным с точки зрения размещения и возможностей обустройства.

С выбора оптимального варианта и началась настоящая работа по проекту.

14 задач

На проекте мы решили 14 задач.

1. Техническая экспертиза.
2. Экономическая экспертиза.
3. Юридическая экспертиза.
4. Разработка дизайн-концепции.
5. Подготовка дизайн-проекта.
6. Брендирование офиса.
7. Подготовка полного пакета документации.
8. Наблюдение за ходом стройки с позиции представителя заказчика.
9. Навигация офиса.
10. Тендер на мебель с тест-драйвом.
11. Подготовка к переезду.
12. Переезд: организация, доставка, сборка.
13. Проектирование и монтаж ИТ-инфраструктуры.
14. Фитодизайн офиса.

Ключевые этапы проекта включали целый набор задач, выполнение которых я прокомментирую далее.

Переговорные названы именами цветов

Этап экспертиз

Для обоснованного выбора объекта мы провели комплексную технико-экономическую экспертизу. Остановлюсь подробно на аспекте, который считаю важным для любого проекта – на точном расчете стоимости объекта для арендатора. Мы учитываем не только арендную плату, но и стоимость парковки, стройки, эксплуатационные расходы и еще целый ряд параметров.

В проекте «Иль де Ботэ» первоначальная разница между двумя объектами составляла довольно значительную сумму. Результаты расчетов по нашей методике показали, что финансовое расхождение между объектами в реальности гораздо меньше. После проведения всех подсчетов и экспертиз сумма переплаты оказалась ниже почти в три раза за счет уменьшения затрат на парковку, стройку, эксплуатацию.

Если при сравнении только платы за весь период аренды разница между двумя объектами составляла, условно говоря, 100 единиц, то после подробной экономической экспертизы реальная разница оказалась лишь 35 единиц.

Далее последовала юридическая экспертиза. Мы провели все переговоры с арендодателями, приведя их к логическому завершению в виде готового контракта, который полностью устроил заказчика.

В одной из предыдущих статей я писал, что ни разу не видел совпадения пожеланий арендатора и реальности арендодателя. Но из каждого правила есть исключения. «Иль де Ботэ» – единственный случай, когда выбранное помещение на 100 % подошло под концепцию бизнеса заказчика.

Дизайн и брендирование

Одна из изюминок офиса «Иль де Ботэ» – оригинальное художественное оформление. Плакаты и постеры на стенах и даже офисная навигация уникальны и разработаны исключительно для этого проекта.

Брендирование офиса органично вписано в предложенную нами общую дизайн-концепцию.

Постеры, плакаты и другие элементы оформления эксклюзивны и неповторимы

Полный пакет рабочей документации

Стильная концепция – это здорово, но мы не ограничиваемся эскизами и всегда доводим идеи до стадии реализации. Для того чтобы воплотить их в жизнь, мы подготовили полный пакет рабочей документации по проекту. Она подшита к контракту и представляет собой увесистый том. Его толщина – 1000 листов формата А4. Только чтение и подписание документов заказчиком заняло два дня.

Такой объем рабочей документации сделал проект максимально прозрачным, управляемым и подотчетным. Заказчик получил в аренду именно тот вариант, который был запроектирован по его требованиям.

Союз красоты и функциональности рождает совершенство

Стройка

Подготовленная нами предварительная оценка и экспертиза сэкономили заказчику на стройке семизначную сумму.

Строительством занимался арендодатель, нашей задачей было наблюдение с позиции представителя заказчика. В итоге у нас сложились конструктивные рабочие отношения, особенно когда подрядчики убедились, что мы видим свою задачу в организации помощи, а не помех в работе.

Тендер на мебель

Завершила стильный облик офиса правильно подобранная мебель. Мы готовили и проводили тендер, в котором участвовали 15 компаний. Максимально учесть пожелания заказчика помог организованный нами тест-драйв предметов обстановки. Сотрудники проводили тестирование мебели от поставщиков и высказывали свое мнение. В результате были отобраны те образцы, которые набрали большинство голосов в своеобразном «конкурсе зрительских симпатий». Так мы продолжили реализацию стратегии максимального комфорта будущего офиса, которую изначально наметил заказчик.

Все системы в боевой готовности – офис ждет сотрудников

Готовая IT-инфраструктура

Для полноценной работы современного офиса требуется налаженная IT-структура. Мы установили и подключили всю офисную технику – от компьютеров на рабочих местах до проекторов в переговорных. Наши специалисты спроектировали инфраструктуру локальных сетей, установили необходимое ПО, протестировали и даже частично доработали его. Мы действовали в контакте с IT-отделом головного офиса во Франции.

Подготовка и переезд

Переезду предшествовала серьезная подготовка. Учитывая, что никто из сотрудников не был в новом офисе, мы разработали навигационную брошюру, в которой описали положение, устройство и инфраструктуру офиса. Пролистав подготовленный буклет, каждый сотрудник знал, где распечатать документ, выпить чашку кофе, привести себя в порядок, как и где найти коллег и вспомогательные службы.

Принимая во внимание активную работу компании с клиентами из разных регионов, мы добавили в брошюру подробное описание окружающей инфраструктуры и достопримечательностей, рассчитали и описали маршруты к аэропорту, вокзалу.

Когда все было готово, мы организовали и осуществили переезд компании. Так что сотрудникам оставалось только приехать на новый адрес и приступить к работе.

Сотрудникам остается только распаковать личные вещи

Результат

В результате компания получила офис площадью в 2462 квадрата. В нем удобно разместились:

• рабочая офисная зона;
• вспомогательные службы;
• гримерная и парикмахерская;
• фотовидеостудия;
• специально оформленная клиентская зона: переговорные разных форматов, конференц-зал, зоны неформального общения;
• зоны отдыха;
• кафе с летней террасой.

Компания пользуется большой парковкой и отдельным входом, к которому прилегает благоустроенная территория с озеленением.

На этом проекте нам есть чем гордиться. Нашли помещение, подписали контракт, подготовили максимально полный пакет документации, оформили, подключили и перевезли офис – и все это в полном соответствии с планами, сроками и бюджетом. В результате успешного решения этих задач заказчик получил ровно то, что он хочет. Я считаю этот проект близким к моему пониманию идеального результата.