Меню
© 2024 ООО “Офис Таймс”
Автор статьи: Елена Елагина
Рубрики: Команда проекта
Кто должен входить в команду, отвечающую за переезд компании
Перед поиском нового офиса хотим оценить, сколько сотрудников надо будет привлечь к проекту. Подскажите, пожалуйста.
Чтобы новый офис соответствовал всем потребностям вашей компании, в команду, отвечающую за реализацию проекта – поиск нового помещения, его аренду и переезд, должны входить разные специалисты. Каждый из них курирует свою зону ответственности.
Участники проекта со стороны вашей компании
Специалисты административного отдела
- Отвечают за составление ТЗ на планировочное решение и навигацию.
- Составляют ТЗ на комплектацию мебели и других элементов интерьера.
- Организуют переезд.
- Организуют функционирование административных служб на новой территории.
Руководитель проекта
- Координирует работу всех участников проекта.
- Налаживает коммуникации между участниками проекта внутри компании.
- Отвечает за все коммуникации с контрагентами.
- Координирует составление ТЗ по всем видам работ, контролирует их исполнение.
IT-специалисты
- Составляют подробное ТЗ по созданию структурированной кабельной системы.
- Ведут переговоры с интернет-провайдером и провайдером телефонии.
- Определяют оптимальное место для серверных, кроссовых и других стоек.
- Составляют ТЗ на покупку и расстановку оргтехники.
Специалисты по финансам и бухгалтерия
- Оценивают экономическую эффективность возможных решений.
- Проверяют, соответствуют ли условия договоров внутренним требованиям предприятия.
- Оценивают финансовые и налоговые риски.
- Проверяют закрывающие документы.
Юристы
- Оценивают юридические риски в договорах.
- Отвечают за наличие полного пакета необходимых документов, оформленных в соответствии с действующим законодательством.
Специалисты по закупкам
- Проводят тендеры на выбор всех подрядчиков, поставщиков, а также на закупку всех материалов и оборудования.
Специалисты по рекламе и маркетингу
- Отвечают за все информационные материалы (сведения на визитках, рекламных баннерах, в разделах сайта и т. д.).
- Предоставляют брендбук для соответствия стиля офиса.
- Участвуют в разработке дизайна офиса.
- При необходимости пишут статьи о переезде офиса.
HR-специалисты
- Предоставляют менеджеру проекта план роста компании на период аренды.
- Организуют работу с персоналом при необходимости.
Служба безопасности
- Разрабатывает ТЗ для нового офиса в части безопасности (СКД, видеонаблюдение и т. д.).
Внешние участники проекта
Представитель управляющей компании бизнес-центра
- Предоставляет всю документацию для проведения финансовой, юридической и технической экспертизы объекта.
- Предоставляет все необходимое для проведения работ на территории БЦ.
- Предоставляет и согласовывает договор аренды.
Дизайнер
- Разрабатывает концепцию и стилистику нового помещения.
- Разрабатывает планировочные решения.
Архитектор и инженеры проектировщики
- Разрабатывают архитектурный и инженерные проекты.
- Отвечают за исполнительную и рабочую документацию.
- Осуществляют авторский надзор.
- Согласовывают проектную документацию.
Генподрядчик
- Занимается строительно-монтажными работами: самостоятельно либо с привлечением субподрядчиков.
- Контролирует качество и сроки выполнения работ субподрядчиками.
- Сдает объект в эксплуатацию.
Поставщики мебели и прочего оснащения
- Отвечают за поставку мебели, техники, отделочных материалов и прочего в определенные договором сроки.
Перевозчик
- Организует транспортировку офисного оборудования.
Компания, управляющая реализацией проекта
- Производит оценку выбора исполнителей совместно с заказчиком.
- Координирует работу всех участников.
- Отвечает за все этапы реализации проекта (сроки, качество, стоимость) и несет ответственность перед заказчиком.
- Осуществляет передачу выполненных работ службам заказчика, передачу объекта в эксплуатацию.
Елена Елагина,
административный директор Office Times.