Переезд офиса: задачка со звездочкой или четкий план действий?

«На сегодня все свободны, совещание окончено. А, и забыл сказать... Через несколько месяцев нам нужно переехать в новый офис, здесь у нас аренда высокая. Передайте нашему специалисту АХО, пусть занимается… Через неделю варианты помещений мне на стол!». Примерно так может выглядеть постановка задачи от руководителя компании, принявшего решение о переезде своей организации в другой офис, в силу тех или иных причин. И счастье тому специалисту АХО, который имеет в данном процессе должный опыт и четко понимает, по какому плану действовать. А если нет?

Что делать, если Вы не эксперт в вопросах переезда

Предлагаю рассмотреть как раз тот случай, когда задача поставила своего исполнителя в тупик и заранее обнадежу: выход есть. Безусловно, идеальная история, когда с этим запросом Вы обращаетесь в компанию, подобную нашей, которая осуществляла уже десятки таких проектов и досконально понимает последовательность действий, знает все подводные камни. Вследствие чего задача переезда решается не только в адекватные сроки, но и находиться в новом офисе впоследствии легко и приятно. А что значит, легко и приятно? Все просто: когда планировка и рассадка - комфортная, интерьер – продуманный и эстетичный, инженерные системы – работают исправно, а воздуха, тепла и света – всем достаточно.

Есть ситуации, в которых пойти по такому пути сразу не представляется возможным. Кому-то это просто не приходит в голову, ведь кажется, что в переезде нет ничего сложного (главное, чтобы площади хватило и арендная ставка устроила). Кто-то из заказчиков истово экономит бюджет, ошибочно полагая, что подход к переезду с привлечением внешних профессионалов слишком затратный... Словом, аргументация бывает разной. Но чтобы избежать негативных последствий и не набить ненужных «шишек», постараюсь дать несколько экспертных советов. Давайте назовем их «лайфхаки» переезда для заказчика и посвятим этому цикл наших материалов.

Лайфхак 1: Привлеките эксперта

Если собственной экспертизы не достаточно, найдите эксперта

Если собственных знаний и опыта человеку в офисе, которому «прилетела» задача переезда, не достаточно, то найдите эксперта. Будь то сотрудник компании, приближенный по специфике, будь то приглашенный человек, который знает процесс. Важно, чтобы он разбирался во всех этапах проекта: понимал, как выбрать здание, как его оценить, как сформировать запрос на разработку проектных решений. Который бы отдавал себе отчет в том, что переезд – это не только договор аренды и стройка, а целый набор мероприятий. Стройка, кстати, это конечный продукт, пусть и самый дорогой в этом процессе. Продукт, с которым вы останетесь жить, но перед ним есть масса важных этапов, которые нельзя пропустить. При выборе эксперта позволю себе заметить только одно: за свою практику я еще не встречал HR-специалиста, финансиста, сотрудника отдела продаж (имею в виду сотрудников внутри компании), которые имели бы должные знания в этом процессе, при всем их профессионализме в своих областях. Вы понимаете, о чем я. Поэтому важно, чтобы Ваш эксперт был готов вовремя обратиться к профильным экспертам рынка, получить нужную экспертизу, при необходимости привлечь подрядчиков, а в идеале самостоятельно изучить ту же исполнительную документацию по объекту, и пр.

Лайфхак 2: Не паникуйте

Не оставайтесь в одиночестве, привлеките эксперта

В практике компании «Офис Таймс» были случаи, когда заказчик обращался к нам буквально в панике, теряя контроль над процессом ремонта, именно из-за нехватки подобного опыта. Это случалось на разных этапах работы: от подбора офисного помещения до внедрения нас в середине строительного процесса для антикризисного управления проектом. Важно, чтобы управляющая компания была готова предоставить клиенту прозрачную информацию о действиях подрядчиков, графике проекта, возможных рисках и шагах по их устранению. К примеру, обеспечение он-лайн трансляции с объекта является одним из лучших «антистрессов» для заказчика. Таким образом, возникает полное доверие к управляющей компании, и поводы для паники просто перестают существовать! Итак, основная рекомендация: не оставайтесь в одиночестве, осуществляйте проект с экспертами!

Лайфхак 3: Соблюдайте правила игры

Внимательно относитесь к договору

Бывают ситуации, когда заказчик затягивает с принятием решений и проект становится рисковым с точки зрения сроков, не по вине исполнителя. Или наоборот: исполнитель пытается «перевести стрелки» на заказчика, пытаясь перекрыть вынужденные форс-мажоры. Что из этого следует и как избежать этих ненужных ни одной стороне конфликтов? Важно крайне внимательно отнестись к договорной процедуре и очень четко разграничить зоны ответственности между заказчиком и исполнителем. Это позволит предотвратить ситуации, в которых будет происходить неоправданное перекладывание ответственности. Если говорить о нашей практике, то подобные спорные ситуации были и у нас. И могу сказать так: мы честно выполняем то, под что подписываемся и готовы ответить за каждое действие в процессе переезда. Но если ситуация выходит из-под контроля в силу факторов, лежащих в зоне ответственности заказчика, то мы прикладываем максимум усилий, чтобы обозначить все возможные последствия тех или иных неверных решений, на которые мы, как исполнители, не можем повлиять.

Лайфхак 4: Семь раз отмерьте

Тонкости рассадки

Один из важных этапов оценки найденной новой площади для переезда – это понимание того, войдет ли туда с комфортной рассадкой количество людей, заявленное к переезду. Объясню, как считается площадь. Есть понимание нормы: 1 человек на 8-10 квадратов, и кажется, что если площади достаточно в пересчете на количество сотрудников, то все прекрасно. Но так бывает не всегда. Многое зависит от того, планируется ли перенос общих или рабочих зон, планируется ли их расширять или сужать. Когда помещение отобрано, важно, чтобы инженеры рассмотрели инженерную составляющую, а архитекторы - конструктивную. И если техническая и архитектурная составляющая проработаны, только тогда можно «играть» с рассадкой, принимая во внимание все инженерные характеристики, с выводами и заключениями по воздуху, воде, электричеству и пр. Все риски по рассадке важно «закрыть» до эксплуатации объекта, а в идеале и до подписания договора аренды.

Лайфхак 5: Визуализируйте, но детализируйте

Желаемое от действительного или тонкости дизайна

Когда мы говорим о визуализации проекта, то первое, что приходит на ум, это «картинка». Такая, красивая и впечатляющая, которая в цветах и красках представляет внутреннее убранство будущего помещения. Попробую объяснить тонкости этого этапа, и, чуть забегая вперед, скажу так: «картинка» должна быть не просто красивой, но и максимально конкретной, рабочей для всех подрядчиков, которым предстоит претворять ее в жизнь. Что здесь имеется в виду? Во-первых, прежде чем приступать к дизайн-проекту, необходимо иметь план со всеми замерами помещения и пониманием расположения подключений по электрике, коммуникациям по водоотведению и другим инженерным системам. Это позволит создать максимально правдивый и реализуемый дизайн-проект. Данный проект в идеале должен не только давать визуальное представление о будущих интерьерах, но и понимание, какие использованы отделочные материалы. К тому же, если дизайн-проект предполагает необычные конструктивные решения, то в качестве приложений он должен иметь их подробные чертежи. Словом, на выходе эта «картинка» должна быть понятна и архитектору, и инженеру, и специалисту по мебели – всем тем подрядчикам, которые дальше будут с ней работать.

Лайфхак 6: Найдите главного

Кто автор

Есть еще один важный момент в подготовке визуализации. Обычно, в целях выбора достойного исполнителя дизайн-проекта, заказчик инициирует тендер. Часто этот процесс в интересах заказчика организовываем мы, либо подбирая поставщиков на тендер самостоятельно, либо участвуя в тендере в качестве экспертов. Когда мы рассматриваем так называемые «moodboard» (первые стилистические наброски проекта, созданные на основании обработанного запроса от заказчика), я всегда прошу показать автора дизайн-проекта. Того человека, который «шил этот костюм». Это нужно для того, чтобы иметь единое «окно» по данной задаче. Чтобы не получилось так, что рисовал один, а в качестве ответственного за проект назначили другое лицо, которое впоследствии будет обращаться к реальному автору или группе лиц, отрисовавших ранее стены, полы, потолки (отвечая каждый за свой элемент). Почему важно иметь единое окно в лице реального автора? Все просто: банальная экономия времени на синхронизации действий по дальнейшей проработке проекта. А в некоторых случаях - и экономия денег заказчика, ведь чем больше человек в проекте, тем он дороже.

О дальнейших этапах в рамках переезда я расскажу в наших следующих материалах.

Продолжение следует…