Предпроектная подготовка: что стоит предусмотреть на старте

Необходимость переехать в другой офис не возникает неожиданно, а, как правило, зреет в ответ на новые обстоятельства. В любой компании происходят изменения – бизнес-процессов, численности персонала, условий взаимодействия с арендодателем. Все это рано или поздно вносит диссонанс в привычный ритм и производительность. Куда переехать и как это сделать так, чтобы решение было взвешенное и продуманное? Разобраться в этих и других вопросах позволяет предпроектная подготовка.

Для чего нужна предпроектная подготовка

«Для подготовки к проекту», – ответят многие. Не всегда. На самом деле этот этап имеет достаточно опосредованное отношение к самому проекту – поиску, аренде и оформлению нового помещения. Он преследует несколько иные цели – в первую очередь, избавить клиента от вероятных финансовых потерь.

Мы придерживаемся не традиционного «продажного» подхода, когда важно, особо не вникая в детали, дать клиенту то, что он просит, а консалтингового. Наша задача – вдумчиво помочь заказчику разобраться в реальных потребностях. Зачем переезжать? Какие есть ожидания от нового офиса? Каким критериям он должен соответствовать? Сколько готовы потратить на аренду и обустройство? Насколько выделенный бюджет соответствует рыночным реалиям? К каким последствиям приведет расторжение договора с сегодняшним арендодателем? Вот эти все вопросы как раз и требуют вдумчивого рассмотрения на старте, то есть в ходе предпроектной подготовки. Какое бы решение ни было принято, главное – убедиться в его правильности и финансовой обоснованности, именно это мы и делаем.

4 этапа предпроектного консультирования

• Выявление потребностей клиента.

На этом этапе мы общаемся с клиентом, узнаем объективные и субъективные предпосылки проблемы. Иногда необходимость смены офиса возникает из-за прироста численности персонала, расширения бизнес-процессов или увеличения спектра оказываемых услуг. А порой причина кроется в жалобах на плохую вентиляцию / техническое оснащение помещения. Подход в каждом случае будет разным.

Рассмотрим один пример на каждом из этапов. Предположим, в компании появилось новое структурное подразделение численностью 10­–15 сотрудников. Арендованная площадь при этом осталась прежней. Количество свободных квадратных метров в расчете на человека уменьшилось – закономерно ухудшился и микроклимат: работать стало менее комфортно, появились жалобы на недостаток кислорода в офисе. Руководитель принял решение искать новый офис, а заодно и перебраться поближе к метро, чтобы сотрудникам было удобнее добираться до работы.

• Актуализация потребностей.

Порой проговаривание потребностей вместе с предстоящими финансовыми затратами, исчисляемыми сотнями тысяч рублей, заставляет клиента пересмотреть свои взгляды. Некоторые проблемы оказываются не столь актуальными – заказчик признает, что решить их можно и другими, менее трудоемкими способами. На этом этапе первоначальная идея деформируется.

На этапе актуализации потребностей мы выясняем, действительно ли клиент может решить свою проблему только путем переезда в другой офис. Можно ли адаптировать текущее рабочее пространство к новым требованиям менее затратным способом?

• Поиск возможных вариантов решения проблемы в рамках выработанной стратегии.

Все варианты укладываются в одну из двух стратегий: менять офис или оптимизировать работу действующего.

Предположим, в рамках поиска вариантов мы обнаружили, что арендаторы соседнего офиса планируют в ближайшее время съехать. Значит, площадь можно будет расширить безболезненно для остальных структурных подразделений и с минимальными затратами. Микроклимат в офисе наладится, а оплата корпоративного автобуса от станции метро до офиса несопоставима с расходами на переезд.

• Содействие в общении с текущим арендодателем (при необходимости).

Если принято решение остаться, мы принимаем активное участие в ведении переговоров с арендодателем. На этом этапе достигнуть компромисса достаточно сложно, особенно при наличии давно подписанного договора аренды. Но поскольку мы владеем информацией о конъюнктуре рынка, то находим весомые аргументы и добиваемся поставленных целей – снижения арендной ставки, финансового участия в устранении технических проблем и т. д.

При необходимости мы инициируем переговоры с арендодателем, чтобы добиться максимально выгодных условий. Оперируя информацией об актуальных арендных ставках, рыночной ситуации, мы грамотно работаем с возражениями и приходим к консенсусу.

Предпроектная подготовка нужна, чтобы объективно оценить ситуацию с разных ракурсов

Таким образом, наши клиенты в ходе консультирования понимают:

• Действительно ли для удовлетворения новых потребностей необходимо переезжать в другой офис или же можно найти ресурсы в уже арендуемом помещении.
• Можно ли уложиться в выделенный бюджет для достижения поставленных целей.

Что входит в эту услугу

Предпроектное консультирование далеко отстоит от стандартизованных телефонных разговоров или безликих ответов на общие вопросы. Услуга предполагает глубокое погружение в проект клиента, плотную работу с ним с целью максимального ориентирования.

Нужно ли предпроектное консультирование, если у вас уже есть short-лист?

Многие клиенты предпочитают самостоятельно проходить начальные этапы – анализ рынка, поиск вариантов и формирование short-листа. В последний они отбирают 2–3 офиса из десятка, среди которых и планируют делать выбор. Даже если эта работа уже проделана, предпроектное консультирование может принести немалую пользу.

Мы проанализируем отобранные коммерческие площади, сравним их с текущим арендуемым офисом по нескольким параметрам – цене, оснащенности, микроклимату, месторасположению, но еще пока без детальной экспертизы. Анализ выполняется не обособленно, а обязательно с проекцией на потребности клиента. В результате заказчик получит обоснованные аргументы в пользу одного из решений – стоит переезжать или нет.

Для кого эта услуга?

В идеале предпроектное консультирование рассчитано на тех, кто только задумался о смене офиса.

• Первая группа – предприниматели, которые еще не изучали рынок, не искали варианты, а решили на старте обратиться к специалистам.
• Вторая – бизнесмены, которые уже предприняли некие шаги, но еще не зафиксировали на бумаге свои обязательства перед третьими лицами (не заключили новый договор аренды / не подписали протокол о намерениях и т. д.).

Консультирование возможно на любом этапе проекта, однако только в вышеназванных двух случаях оно будет максимально эффективным с точки зрения грамотного планирования финансов. Если обязательства перед третьими лицами уже существуют, услуга перепрофилируется: теперь задача наших экспертов – погрузиться в проект, чтобы выгодно реализовать остальные этапы.