Фокус внимания: ключевые параметры технического состояния офиса

Для того, чтобы выбрать подходящее помещение, недостаточно знать, сколько в нем метров и какова инфраструктура офиса. Важно, чтобы в нем были созданы все условия для полноценной работы команды, чтобы всем хватало воздуха, воды, тепла и света. Я расскажу, на какие показатели следует обращать особое внимание будущим арендаторам.

Качество офиса определяет и его техническое состояние

Какие технические параметры проверять в первую очередь

Самые важные, а порой, и самые болезненные позиции – воздух, вода, тепло и электроснабжение. На эти системы обращайте особенное внимание, так как плохой воздухообмен способен свести на нет впечатление клиента от самого роскошного офиса, а недостаток света приводит к неминуемому снижению работоспособности персонала.

На наших проектах основные параметры жизнедеятельности мы проверяем в рамках технической экспертизы. Именно она позволяет получить ответ – пригоден ли офис для арендатора, соблюдаются ли необходимые нормативы и могут ли в нем работать люди.

Изучать технические параметры офиса следует перед тем, как подписывать договор аренды. После того, как подпись поставлена, все проблемы систем жизнеобеспечения становятся неотъемлемой частью жизни арендатора.

Вода в офисе

Главный вопрос – качественная подача воды в системе. Распределить ее современные технологии строительства позволяют по-разному.

Точку подачи воды можно организовать, где угодно, кроме случаев, ограниченных инженерными и сантехническими нормами. На этапе предварительной оценки важно выяснить качество подачи воды, состояние сантехнических узлов и труб. Для этого нужно посмотреть документацию по офису, изучить журнал эксплуатации, плановых замен и ремонтов коммуникаций. Он поможет составить полную картину состояния помещения не только по воде, но и по другим техническим параметрам.

Основа жизнедеятельности или чем дышит офис?

Для нормальной работы важна комфортная атмосфера, налаженный и поддерживаемый воздухообмен. Существуют нормативы рабочих помещений, в которых указаны предельные параметры и объемы на 1 человека. Зачастую будущие арендаторы отталкиваются только от них. Но не думают о том, что расчеты в бизнес-центрах производят по-разному. Кто-то использует европейскую систему, кто-то считает по общему метражу.

При расчете нужного объема учитывайте и места общего пользования

Пример. Вы нашли офис, подходящий по размерам. В нем прекрасно помещаются и сотрудники, и конференц-залы и переговорные, да еще и под кухню место остается. Возникает вопрос по воздухообеспечению и вам называют цифру в 5 тысяч кубов. Вы делите объем на количество сотрудников и получаете совпадение по нормативу. Кажется, все в норме? Но хороший эксперт сразу спросит о местах общего пользования. Их потребности в данных расчетах совершенно не учтены. Поэтому для оценки реального объема нужно обязательно уточнить, как именно считает объем воздуха арендодатель. Не забывайте, что офис – это не только рабочие места, но и залы, переговорные, кухни и другие помещения.

Что делать, если «не хватает воздуха», то есть, объем воздухообмена меньше, чем нужно для комфортной работы? Есть несколько инженерных решений.

1. Самое простое – ежедневное проветривание. Окна открываются на определенное время для пополнения запасов кислорода. Как правило, этот простой и незамысловатый способ крайне не любят сотрудники и всеми силами пытаются его избежать.
2. Вентиляционная установка. Есть маломобильные конструкции, которые помогают усилить воздухообмен. Их стоимость составляет около 300 тысяч рублей.
3. Можно использовать технические ухищрения – перераспределение потоков воздуха, временное уменьшение подачи воздуха в офис и направление его в нужное помещение и так далее.

Все эти решения требуют дополнительных усилий, а то и финансовых затрат. Если вы хотите избежать лишней суеты и расходов, то сделайте перед заключением договора техническую экспертизу. Эксперты точно скажут, достаточно ли воздуха для полноценной работы вашей компании с учетом особенностей бизнеса. По крайней мере, вы будете точно знать, на что вы подписываетесь.

Уменьшить расход электричества помогут приемы энергосбережения

Электрический вопрос

Следующий важный аспект технического состояния офиса – достаточность снабжения электричеством. Казалось бы, что здесь может быть сложного, ведь электричество есть везде. Но представьте, в новом помещении арендодатель выделяет 30 кВт/час. Как понять, достаточно такого количества электроэнергии или нет для повседневных офисных нужд?

Для этого нужно проанализировать повседневную жизнь компании. Чем пользуются сотрудники в течении дня, что включают летом, и что зимой, работают на ноутбуках или стационарных компьютерах, сколько зарядок для мобильных используют, сколько чайников, кофеварок, холодильников и микроволновок на кухне. Давайте посчитаем расходы электроэнергии в нашем условном офисе на 100 человек.

• Стационарный компьютер потребляет 200 Вт/час. 100 компьютеров – 2 кВт/час.
• Прибавим мощность сервера, условно, 10 кВт/час.
• На кухне стоят три микроволновки и три чайника, каждый потребляет, примерно, 1 кВт. Это дает нам еще 6 кВт за каждый час работы.
• 5 кондиционеров каждый по 2 кВт/час, и мы получили еще 10 кВт.
• В офисе используются лампы накаливания по 60 Ватт. Считаем все осветительные приборы и лампы в них и получаем еще 3 кВт/час от 50 лампочек.
• Пять профессиональных принтеров потребляют около 200 Вт/час (по 40 Вт/час каждый).

Получается больше 31 кВт/час. Прибавим зарядки для мобильников, привычку главбуха пользоваться кипятильником, работу двух холодильников, подогрев воды в кулерах.

Понятно, что никто не пользуется микроволновыми печами и чайниками 10 часов подряд, но рассчитываем мы все равно пиковую нагрузку по максимальным показателям.

Итак, по нашим подсчетам даже в первом приближении нам не хватает выделенных 30 кВт/час.

В таких случаях приходится искать решения для экономии электричества.

• Заменить лампы накаливания светодиодными.
• Часть компьютеров заменить ноутбуками или энергосберегающими стационарными, которые потребляют не 200, а 150–180 Вт.
• Вместо собственной серверной можно воспользоваться услугами data-центра.
• Сократить количество бытовой техники и заменить старые чайники и микроволновки энергосберегающими моделями, которые потребляют на 20–30 % меньше энергии.
• Отказаться от подогрева воды в кулерах.

Решения об использовании энергосберегающих технологий и приборов нужно принимать на этапе планирования, так как для их реализации может потребоваться отдельная статья в бюджете.

Пожарная безопасность

Пожарная безопасность – специфическая сфера, где тоже бывают сюрпризы. Дело в том, что центральные станции, которые управляют всем зданием и помещениями в нем, имеют ограничения по количеству адресных регистраторов всех датчиков и сигнализаций. Например, на станции можно установить только 5 000 датчиков и не больше.

Когда мы выполняем техническую экспертизу для клиентов, мы всегда требуем, чтобы арендодатель предоставлял нам официальные данные о том, сколько у него свободных мест на станции.

Уточняйте наличие свободных мест на централизованном пульте, чтобы избежать дополнительных расходов на собственную станцию

Например, нам по нормативам нужно поставить 150 пожарных датчиков. Мы сообщаем об этом арендодателю и просим, чтобы он подтвердил наличие нужного количества свободных мест на станции. Если этого не сделать своевременно, то после переезда вы можете столкнуться с тем, что на станции не окажется свободных мест, так как все они уже будут заняты датчиками других арендаторов. Тогда вам придется установить свою пожарную станцию в диспетчерском центре.

Хорошие модели стоят 3–4 тысячи долларов. Эту станцию нужно запрограммировать и ввести в эксплуатацию, и в итоге вы получаете перерасход бюджета в 400–500 тысяч рублей только потому, что вовремя не выяснили наличие свободных мест для датчиков. По своему опыту скажу, что забрать установленную допстанцию из диспетчерской практически нереально, поэтому не тешьте себя иллюзиями, что она останется вам при переезде.

Как видите, оценка технического состояния здания и помещения складывается из десятков важных деталей, которые никак нельзя назвать мелочами. Вы можете проследить за всем лично, но проще, быстрее и дешевле заказать соответствующую услугу у экспертов. Так вы сэкономите время и бюджет проекта. Вас не будут беспокоить досадные бытовые неудобства, и вы сможете полностью сосредоточится на развитии своего бизнеса в чистом, теплом и светлом офисе.