Как рассчитать и выполнить бюджет проекта?
Автор статьи: Николай Елагин
– Как соблюсти финансовые рамки проекта?
– Правильно сделать расчет бюджета.
Мне часто задают вопрос, насколько реально остаться в рамках запланированного бюджета при строительстве или переезде. Скажу по своему опыту: 100 % бюджетов, рассчитанных нами, были исполнены в точности или с экономией средств. Что нужно обязательно учесть в расчете бюджета и какие существуют профессиональные хитрости для точного исполнения бюджета?
Из чего складывается бюджет проекта?
Что есть бюджет проекта?
Это комплексная оценка всех затрат по проекту, от идеи до ввода в эксплуатацию или переезда. Бюджет учитывает все финансовые затраты на реализацию проекта. И если график проекта я сравнил бы с сердечным ритмом, то бюджет, безусловно, кровь проекта. Правильное бюджетирование – залог успешной реализации всех без исключения планов и задач.
Предварительное бюджетирование мы проводим еще на этапе экономической экспертизы.
Сегодня я хочу остановиться на практических моментах составления и реализации бюджета.
Из чего складывается бюджет проекта (на примере переезда)
Бюджет мы складываем из всех затрат на ключевых этапах проекта. Допустим, нам нужно рассчитать бюджет на переезд. Мы вносим в план следующие затраты.
- На аренду, в том числе: риски выхода из договора, сдвоенная аренда, если она возникает из-за большого объема строительства, арендные затраты на новый офис.
- На проектирование: на разработку дизайн-проекта, инженерное проектирование и подготовку рабочего пакета документации.
- На эксплуатацию после ввода объекта: коммунальные и эксплуатационные расходы.
- Управленческие затраты.
Мы, как управляющая компания, рассчитываем, сколько будет стоить проектирование, детализируем, сколько стоит стройка, управление проектом, строительный контроль.
Помимо этих проектных затрат существуют оперативные расходы, которые могут складываться в значительные суммы. Вот только несколько статей таких расходов:
- непосредственно стоимость самого переезда (упаковка, транспортировка, подъем на этаж);
- мебель, в том числе нестандартная;
- расходные материалы для обустройства офиса: диспенсеры для мыла, держатели полотенец, сушилки для рук и т. д.;
- жалюзи и шторы;
- оборудование для кухни;
- IT-оборудование.
Если поводом для смены офиса стал рост компании и числа ее сотрудников, то вероятен рост затрат на жизнеобеспечение офиса. Возрастут расходы на уборку, воду для кулеров, охрану. Не забудем о том, что потребуется смена адреса, регистрация в новой налоговой.
При составлении бюджета для заказчика обязательно учитываем эти вопросы и указываем в перечне расходов без подсчета конкретной стоимости. Заказчик может эти статьи заполнить самостоятельно или поручить бюджетирование нам.
Внутреннее оформление офиса, в частности брендирование или фитодизайн, не входит в услуги генподряда. Заказчик может заняться этим самостоятельно или опять-таки поручить нам по отдельному контракту.
После того как все предстоящие расходы учтены, результатом усилий становится сводная таблица и график всех предстоящих расходов, как капитальных, так и операционных. Это и есть бюджет проекта.
В своих проектах я работаю только с тем бюджетом, который сам составил, а заказчик принял и одобрил. Меня не интересует бюджет, которым вообще располагает заказчик, так как у меня нет цели вытянуть все возможные деньги. Моя цель – сделать максимально качественный, эффективный и эффектный проект. Я назвал цену, за которую этот проект будет реализован на 100 %, заказчик ее принял, а все остальное остается за скобками.
Насколько точен бюджет проекта?
Я иногда слышу вопрос: «А если мы выйдем за рамки бюджета?»
В 100 % случаев составленные бюджеты проектов компании Office Times полностью точны.
Причина высокой точности расчетов проста: мы считаем бюджет не по теоретическим «рыночным ценам», а по своим реальным проектам и затратам. Мы – практики, точнее, практикующие эксперты. Поэтому наши цены взяты не из «прайсов в интернете». Это актуальные, действующие позиции на оборудование и материалы.
Есть у меня в арсенале полезный прием: предварительную стоимость я всегда считаю с коэффициентом, закладываю процент расходов выше. В процессе работы цена, как правило, оптимизируется.
Реальный пример: я свой бюджет по одному из текущих проектов уже оптимизировал на 44 % (в денежном выражении – на 600 тысяч). Но в другом разделе этого же проекта заказчик «снес» часть затрат, хотя функционал проекта их все равно потребует. Поэтому оптимизированные средства помогут закрыть образовавшуюся бюджетную дыру.
Составленный нами предварительный бюджет не меняется в большую сторону, разве что заказчик сам хочет допустить перерасход.
Все наши бюджеты реализованы на 100 % или с экономией средств. При этом те, которые реализованы на 100 %, тоже в большинстве случаев имели экономию, но многие заказчики, увидев сэкономленные 1–2 миллиона, решили потратить их на незапланированные ранее улучшения. Например, вместо пленки использовать маркерную краску, которая дороже и выглядит эстетично, хотя функционально оба материала одинаковы. Или вместо жалюзи повесить римские шторы. Или, как было в одном из проектов, сэкономленные деньги заказчик решил потратить на приобретение мебели классом выше той, что была запланирована бюджетом.
В каких случаях случается перерасход
И все же перерасход иногда случается, но происходит это только по желанию заказчика. Если человек хочет в кабинет стол из натурального дерева ручной работы или светильник определенного производителя, готов за это платить – то я не могу ему отказать. Хотя и в этом случае обязательно предлагаю альтернативные варианты, которые вписываются в бюджет.
Реальный пример. Заказчик хотел в кабинет определенные светильники. Я ему предложил несколько альтернатив, но он захотел именно эти. Они стоили в 10 раз дороже предложенных вариантов, но он их хотел, и это его право. Такие моменты учесть заранее невозможно ни в одном бюджете, тем не менее они случаются.
Приемы для экономии реального бюджета
Можно экономить на материалах или технологиях, но для того, чтобы оптимизировать бюджет без потери в качестве, вам придется стать экспертом в строительстве. Есть целый ряд профессиональных приемов, которые позволят остаться в рамках запланированного бюджета.
Работа с подрядчиками и поставщиками
Бюджет зависит от уровня компаний, которых заказчик приглашает на тендер. Именитые, крупные и дорогие подрядчики имеют на балансе собственных специалистов, технику и ресурсы. Компании средней руки имеют штатных сотрудников, а крупную строительную технику и сложные инструменты берут в аренду. Мелкие подрядчики, как правило, ни штатных сотрудников, ни штатной техники не имеют и работают подрядным методом. Они самые дешевые.
Выбирая определенную категорию подрядчиков, можно корректировать бюджет.
Есть механизмы, которыми мы пользуемся для того, чтобы оценить предложения поставщиков или подрядчиков и сохранить стоимость, заложенную в бюджете. Например, из опыта я точно знаю, сколько прибыли закладывает подрядчик в тендерное предложение, поэтому могу оценить, насколько его предложение «последнее» или есть ресурсы для оптимизации. Мы пресекаем чрезмерные накрутки и этим серьезно экономим бюджет заказчика.
Когда мы анализируем проект, то сравниваем не только отпускные, но и закупочные цены у разных поставщиков, чтобы войти в бюджет.
Работа с проектировщиками
На этапе проектирования приходится учитывать не только эстетику, но и эксплуатационные нюансы. Если дизайнер предлагает ковролин, который идеально выглядит, то я должен знать, имеет ли он противопожарную безопасность, может ли эксплуатироваться в офисных условиях с высокими нагрузками и так далее. Поэтому при разработке проектной документации я всегда анализирую то, что предлагает инженер или проектировщик. Я всегда спрашиваю, из каких материалов и какие они деньги стоят, анализирую полученную информацию, исходя из своего знания рынка и цен на нем. Все это тоже помогает удерживать финансы в границах бюджета.
О том, как сэкономить бюджет стройки, я уже рассказывал.
Одно из главных правил составления и последующего выполнения бюджета – постоянный контроль каждого действия и задачи. У вас всегда должны быть запасные варианты на замену слишком дорогостоящей технологии или проектного решения. Предварительный бюджет проекта можно составить своими силами. Но для того чтобы детализировать, оптимизировать и реализовать проект, оставаясь в бюджетных рамках, потребуется помощь экспертов.
