Зачем нужно проводить техническую экспертизу перед переездом в новый офис

Автор статьи: Николай Елагин

Рубрики: Управление проектом

– Как избежать неприятных сюрпризов от систем жизнеобеспечения в новом офисе?

– Перед заключением договора проведите техническую экспертизу.

Техническая экспертиза дает ответ на один из ключевых вопросов аренды: насколько пригоден офис для полноценной жизнедеятельности компании.

Кто и как проводит техническую экспертизу и может ли она повлиять на бюджет проекта?

Техническая экспертиза

Техническая экспертиза проводится перед заключением договора об аренде

Что такое техническая экспертиза?

Техническая экспертиза – комплекс мероприятий, которые проводят технические специалисты с целью получения информации о техническом состоянии объекта и качестве его инженерных коммуникаций. На основе полученной информации составляется экспертное заключение о соответствии помещения потребностям арендатора.

Задача технической экспертизы – изучить актуальное состояние объекта и его коммуникаций, дать оценку и прогноз их работы в условиях нагрузки арендатора.

Техническая экспертиза проводится перед тем, как подписать договор аренды. Как только ваша подпись появится на договоре, все технические особенности объекта станут частью вашей повседневной жизни. Тепло, воздух, вода, вентиляция, состояние кондиционеров, фурнитуры окон, вопросы сигнализации и систем оповещения только на первый взгляд кажутся не главными.

Я не устаю повторять: в офисе мы проводим по 8–10 часов в день. Так что качество нашей деловой офисной жизни – это не только вид из окна и транспортная инфраструктура. Это еще и очень приземленные бытовые вопросы: как работает канализация, хорошо ли греют батареи, достаточно ли электроэнергии для ведения повседневной деятельности?

Неприятный запах в офисе или духота из-за плохой вентиляции способны серьезно снизить эффективность бизнеса. А ведь это – самые безобидные из возможных проблем.

Так что если вы не хотите оказаться в ситуации, когда полноценной работе мешает множество досадных бытовых проблем с воздухом, электричеством, водой, вентиляцией, то техническая экспертиза должна стать для вас тем, что называется mast have.

Удобный офис

Качество офиса зависит от состояния систем жизнеобеспечения

Кто проводит техническую экспертизу

Техническая экспертиза коммерческой недвижимости – это отдельный вид работ. Ею не должен заниматься дизайнер, проектировщик, юрист или генеральный подрядчик. Экспертиза – это специальная услуга, прописанная в перечне компетенций компании. Над ней работают люди с инженерным образованием и специализированным опытом.

Результат экспертизы оформляется в форме подробного отчета о техническом состоянии объекта, его эксплуатационных характеристиках и возможностях. На основании этого отчета арендатор принимает важные решения, в том числе, финансовые. Например, стоит ли вкладываться в улучшение технического состояния помещения, если с ним есть проблемы.

Поэтому отчет должны готовить специалисты-практики, которые знают, что и как проверять, на какие аспекты обращать особое внимание. Они должны уметь не только оценить состояние помещения, но и дать рекомендации по возможному решению проблемы, чтобы арендатор видел, во сколько ему обойдется «наведение порядка».

Что мы изучаем в рамках технической экспертизы

В нашей компании техническая экспертиза – отдельная услуга, и мы ее обязательно рекомендуем арендаторам, которые планируют переезд.

Самый простой пример: вы, как арендатор, нашли неплохой офис, в помещении сделан свежий ремонт. Арендодатель покрасил стены и даже перестелил полы. Расположение и цена вас устроили, вы подписываете договор, а после переезда оказывается, что кондиционеры не справляются с нагрузкой, вентиляция не работает, вода течет плохо, уровень освещенности офиса недостаточный. И в результате вам приходится тратить серьезные средства для того, чтобы обеспечить хоть сколько-нибудь удовлетворительное состояние офиса. Такие примеры в моей практике встречаются гораздо чаще, чем хотелось бы. Избежать этих проблем очень просто, если сделать техническую экспертизу. Она даст объективную картину состояния объекта и его пригодности к использованию вашей компанией.

Кадр из сериала «Шерлок»

Проводить техническую экспертизу должны опытные специалисты-практики

Что мы обычно включаем в техническую экспертизу?

  • Визит на объект и визуальную оценку объекта и коммуникаций.
  • Контакты с арендодателем по предоставлению необходимой документации по объекту: планов, расчетов, журналов эксплуатации, отчетов о проведении плановых и профилактических работ и осмотров.
  • Изучение документации на объект.
  • Проверку функциональности коммуникаций.
  • При необходимости – интервью с представителями технических и эксплуатационных служб арендодателя.
  • Проверку нормативного соответствия характеристик объекта.
  • Составление подробного экспертного отчета.

Результаты экспертизы оформляются в виде подробного отчета, в который мы включаем констатацию состояния объекта, а также расчеты и рекомендации по приведению его в соотвествие с потребностями арендатора. Если наши эксперты пришли к выводу, что по какому-то параметру объект не удовлетворяет требованиям, мы рассчитываем стоимость решения данной проблемы.

С нашим отчетом и подготовленными сметами потенциальный арендатор может выйти к арендодателю с предложением о снижении арендной платы, если техническое состояние объекта требует улучшения.

Техническая экспертиза: расход средств или их экономия?

Возникает закономерный вопрос: если техническая экспертиза так полезна/нужна/актуальна, то почему ее не заказывают поголовно все переезжающие арендаторы?

Есть несколько причин, кроме извечной надежды на авось.

  • Недостаток специалистов-экспертов. Не всегда можно быстро найти компанию подходящей квалификации, которая возьмется за техническую экспертизу. К тому же, одно из условий качества такой услуги – независимость экспертов. Они не должны быть связаны с застройщиками или арендодателями, чтобы их выводы были объективны.
  • Ложно понимаемая экономия. Многие арендаторы считают техническую экспертизу излишней тратой средств, особенно, если речь идет о новостройках. Их логика такова: здание новое, что там может быть не так? Техническая экспертиза в новом здании поможет определить количество технических ресурсов для жизнеобеспечения будущего офиса. Достаточно ли воздуха, мощности электроснабжения, хватит ли места в центральной системе пожарным датчикам и так далее. Все эти вопросы напрямую влияют на жизнеспособность офиса и требуют ответа.
Комфорт в офисе

Техническая экспертиза позволит выбрать и обустроить офис с максимальным комфортом в рамках бюджета

Итак, техническая экспертиза нужна:

  • чтобы избежать непредвиденных расходов на исправление технических условий офиса;
  • чтобы знать, в какой именно жизненной среде придется работать вашему бизнесу;
  • чтобы при переезде сделать наилучший выбор из имеющихся вариантов.

Если в помещении потребуются какие-то дополнительные меры для улучшения технического состояния, то, во-первых, вы об этом будете знать заранее, а во-вторых, вместе с экспертами сможете выбрать оптимальное решение.

Я уверенно отношу техническую экспертизу к инвестиционным расходам. Она является залогом комфорта, безопасности, экономии бюджета на ремонт и переезд.

Читайте также

Хотите проконсультироваться?

Оставьте свои контактные данные,
и мы вам перезвоним в ближайшее возможное время

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.