Кейс: «Офис Яндекс.Деньги»

Автор статьи: Николай Елагин

– Как уложиться в сроки проекта с большим количеством разных подрядчиков?
– Пригласить управляющую компанию и составить единый проектный график.

Если бы я выбирал девиз проекта для компании «Яндекс.Деньги», то лучше всего подошли бы слова: «Эффективная управленческая коммуникация». Сегодняшний кейс о том, как выполнить поставленную задачу на 100 % даже при большом количестве участников проекта.

Начало работы и главная особенность проекта

В 2017 году «Яндекс.Деньги» стали самым популярным сервисом электронных денег в нашей стране. Офисы компании расположены в нескольких городах. В 2018 году компания Office Times получила приглашение на управление проектом по ремонту и обустройству нового офиса «Яндекс.Деньги» в Москве.

Перед началом стройки заказчик самостоятельно провел тендер для всех участников проекта. Всего в проекте было занято 13 крупных подрядчиков, не считая поставщиков и мелких подрядчиков.

Когда начался этап реализации, заказчик столкнулся с несогласованностью действий участников из-за отсутствия общей коммуникации между ними.

В проекте были обозначены только периоды работы того или иного подрядчика. Например – два месяца на выполнение всего объема работ. А вот последовательности выполнения задач не было.

Электрики делают одно, слаботочники другое, специалисты по полам не могут согласовать работы с теми, кто делает вентиляцию. У каждого – свой контракт, и каждый, что называется, «в своем праве».

Естественно, об эффективности работ в таких условиях речи быть не может. Заказчик в поисках решения проблемы пришел к нам.

Как решали проблему

Перед нами стояла задача – обеспечить согласованное и упорядоченное управление проектом и процессами.

Мы опросили каждого из ключевых подрядчиков, изучили проектную документацию, все контракты и соглашения. Затем выстроили последовательность шагов. Результатом стал общий согласованный график работ. Если говорить образно, отдельные инструменты, каждый из которых до этого играл свою партию, мы собрали в организованный оркестр и заставили его звучать слаженно и четко.

Не все были сразу готовы подчиняться взмаху дирижерской палочки, но мы нашли аргументы для каждого. В итоге все исполнители были включены в единый график, каждый получил обозначенные сроки и границы.

Ход работы по проекту

Хорошее планирование – это лишь начало. Важными для нас инструментами стали контроль и координация всех усилий участников. Мы зонировали помещение и для каждого участка определили последовательность работ. Все подрядчики знали свои сроки, которые, с одной стороны, полностью соответствовали контрактам, а с другой – позволяли выполнять задачи по единому согласованному графику.

Мы заранее предупреждали каждого подрядчика о графике его выходов, согласовывали количество людей и техники на объекте, прочие рабочие параметры.

Когда мы выстроили всех и обозначили каждому, кто и за кем приступает к делу, работа по проекту пошла без задержек. Все действовали эффективно, но без рисков и спешки. Никакого аврала и никакого срыва сроков. Если возникали непредвиденные ситуации, то мы их решали оперативно, соблюдая ход работ по графику.

Работа с заказчиком

Еще одна важная особенность проекта – активное взаимодействие с заказчиком. Раз в неделю он приезжал на общее собрание. В этом проекте мы впервые практиковали режим постоянного информирования. В общем чате проекта заказчик видел всю переписку по процессу и оперативно реагировал на запросы. Такой формат обеспечил максимальную эффективность обратной связи.

Заказчик выступал и в роли поставщика. Он самостоятельно закупал большинство материалов по проекту, фаянс, мебель, двери. Нам сообщали только сроки поставки, номер машины с материалами, а мы организовывали приемку и дальнейшую работу. Для нас это был полезный и позитивный опыт активного проектного взаимодействия.

Оценка и общий вывод по проведенной работе

На реализацию проекта было отведено два месяца, и мы выполнили все в срок.

Заказчик высоко оценил нашу работу.

«Office Times уложились в сроки и показали высокое качество работы» – цитата из рекомендательного письма.

Эффективное проектное управление – одна из наших сильных сторон, и она оказалась сполна востребована на этом проекте.

Николай Елагин