Проект «Переезд»: как рассчитать реальные сроки?

Автор статьи: Елена Елагина

– Хочу перебраться в новый офис. Сколько времени это займет?

Что важнее для успеха проекта – деньги или время? Финансы определяют возможности, но время – единственный невозобновляемый ресурс, поэтому с ним приходится обращаться так же внимательно, как со счетом в банке. И если вас посетила идея переезда в новый офис, то одно из первых условий успеха – правильно рассчитанные сроки. Сколько недель или месяцев пройдет от первого звонка брокеру до поворота ключа в дверях вашего нового кабинета?

Ключевые этапы проекта

Итак, вам нужен новый стильный и комфортный офис. Подойдем к этой идее как к проекту: разобьем его на отдельные этапы, потом подсчитаем, сколько времени потребуется для реализации каждого. В результате получим расчет реальных сроков переезда. Предположим, что вы хотите переехать в офис площадью 1000 кв. метров.

Давайте посмотрим, какие этапы предстоит пройти. Это:

Поиск помещения.
Экспертиза.
Переговоры и согласования.
Дизайн и проектирование.
Стройка.
Переезд.

Поиск помещения

Поиск помещения занимает от 1,5 до 3 месяцев. В этот временной отрезок укладываются все основные поисковые стадии:

составление задания;
получение и анализ предложений;
осмотр объектов;
общение с собственниками;
выбор окончательного варианта.

Что поможет сократить сроки поиска?

Составление четкого задания на поиск объекта, с конкретными и адекватными требованиями. И пусть под ваши критерии попадут немногие варианты, зато вы не будете тратить время на заведомо неподходящие объекты.
Сотрудничество с брокером. Как правило, он имеет готовую актуальную базу объектов, и подбор первоначальных вариантов по заданию может состояться буквально за один день.

Детально проработанное задание и сотрудничество с хорошим брокером поможет сократить поиск до минимальных сроков. Нужную площадь в 1000 кв. м вы сможете найти за 1,5 месяца.

Экспертиза

Эксперты быстро считывают и анализируют информацию, поэтому все необходимые действия для составления сводного отчета займут от 3 дней. Весь комплекс мероприятий – от выездов на объект с фотофиксацией состояний до переписки с техническими специалистами арендодателя – займет минимум времени в профессиональном исполнении.

Переговоры и согласования

От получения проекта договора до его подписания обеими сторонами обычно проходит не менее одного месяца.

Длительность согласовательного этапа определяет структура согласований в компании-арендаторе. Чем больше ступеней предстоит пройти документам перед подписанием, тем больше времени займет этап. Сократить сроки поможет привлечение профильного юриста, который специализируется на арендных договорах. Он уверенно ориентируется в теме, поэтому его работа идет быстрее, чем, скажем, юриста общего профиля.

Дизайн, инженерное и архитектурное проектирование

В общем случае время разработки дизайн-проекта, инженерного и архитектурного проектирования зависит от площади будущего офиса. При эффективной командной работе на дизайн офиса в 1000 кв. метров понадобится около одного месяца, на проектирование – 2–3 недели.

Почему я употребил острожное выражение «в общем случае»? Потому что сроки дизайн-проекта определяются не только профессионализмом разработчиков. Очень много времени занимают различные согласования. На этом этапе вовлеченность заказчика максимальна, поэтому на рассмотрение, внесение правок и утверждение требуется время.

Можно ли объединить этапы?

Некоторые компании ищут возможность объединить такие этапы, как согласование договора аренды и проектирование. Это возможно при соблюдении двух условий.

У вас есть деньги, которые вы готовы потратить на оплату дизайна, инженерного и архитектурного проектов.
У вас есть железобетонная уверенность, что вы арендуете именно тот конкретный офис, для которого разрабатывается проект.

В моей практике был случай, когда клиент заказал дизайн и проектирование офиса еще до окончания этапа согласования. Он подписал договор об аренде и договор строительного подряда буквально в один день. Стройка стартовала в день начала арендных каникул.

Я считаю это, скорее, исключением, которое подтверждает общее правило: каждому этапу свое время. Не стоит рисковать и тратить деньги на дизайн и проектирование, если еще не подписаны документы на аренду. Обстоятельства порой меняются очень быстро.

Стройка

Этап стройки для нашего условного офиса в 1000 квадратных метров продлится от 2 до 3 месяцев.

Оптимизировать сроки поможет эффективное управление, понимание технологий, контроль выполнения задач и подзадач. Так что при правильной организации ваш условный офис можно построить за 2 месяца и даже раньше.

Что влияет на длительность строительного этапа, помимо эффективного управления?

Выбор подрядчика

Если у вас как у компании-заказчика есть номинированные подрядчики, то время на поиск исполнителей тратить не придется.

Если подрядчика будем выбирать по процедуре тендера, то необходимо сразу определиться с его типом.

Существует несколько категорий исполнителей строительных работ по договору подряда.

Первая категория держит в штате рабочие и управляющие кадры, а строительную технику – на балансе. Услуги таких подрядчиков стоят дорого, но строят они быстро, рабочие процессы управляются и контролируются.
Вторая категория держит основной штат управляющих сотрудников и базовый набор техники. Такие исполнители по мере необходимости привлекают субподрядчиков. У них, как правило, гибкие цены при достаточной оперативности управления.
Третья категория на все работы привлекает субподрядчиков. Их цены самые демократичные.

Для экономии времени я рекомендую сразу определиться – какую категорию подрядчиков вы хотите видеть на своей стройке. И проводить тендер внутри выбранной категории.

Дизайн и материалы

Если будущий офис предполагается в представительском классе, с дорогими отделочными материалами, то сроки стройки составят не менее 3 месяцев из-за увеличения сроков поставки материалов. Как правило, для таких дизайнов хотя бы часть материалов приходится заказывать и ждать доставки из-за рубежа.

Если проект составляется с учетом наличия материалов на складах, то сроки строительства могут сокращаться. В одном из наших последних проектов мы закончили 1700 квадратных метров за 1,5 месяца. Все материалы были в наличии, они сразу поступали на место. Поэтому срок проекта получился минимальным.

Переезд

Переезд компании из точки «А» в точку «В» занимает 2–3 дня. Вполне реально перевезти офис в 1000 квадратов за выходные. Если в новое помещение вы купили мебель и везете только оргтехнику и личные вещи сотрудников, то можно уложиться и в один день.

Как рассчитать дедлайн проекта?

Продолжительность проекта «Переезд» от рождения идеи до первого рабочего дня в новом офисе зависит от многих факторов. Определяющее влияние на сроки оказывает размер предполагаемого офиса. Посмотрите опорную таблицу ниже, в ней хорошо прослеживается корреляция сроков переезда и размеров помещения.

Размер офиса (в кв. м)	Сроки проекта от поиска помещения до переезда (в месяцах)
От 100 до 500	2–3
От 500 до 2000	3–6
От 3000 до 5000	6–8
Более 5000	от 10

Сократить сроки проекта до минимально возможных поможет четкое проектное планирование, экспертная поддержка и эффективное управление на всех этапах.

Елена Елагина