Что нужно учесть при оснащении офиса мебелью?

Автор статьи: Екатерина Максимова

А еще нас недавно спросили: «Что сложного, в том, чтобы купить столько-то столов, стульев, кресел и тумб. Разве что уложиться в бюджет!» Сложного нет ничего, если знать поставщиков и их ассортимент, если правильно организовать тендер, если контролировать весь процесс поставки, если «по косточкам» разобрать каждый функциональный элемент и найти лучший баланс между ценой, качеством и сроками. Читайте в нашей статье о том, как и где выбрать мебель для современного офиса, на чем можно сэкономить и зачем нужна экспертная помощь.

С чего начинать?

Прежде, чем листать каталоги и смотреть образцы, нужно четко представлять: какая мебель вам понадобится. Чтобы получить эргономичное и функциональное офисное пространство, придется учесть целый набор факторов. Мы обычно предлагаем заказчику ответить на ряд вопросов.

Сколько у вас сотрудников?
Как вы хотите их разместить по группам, отделам, кластерам?
Где и как будет расположена офисная оргтехника, как она будет подключаться?
Какие требования к безопасности в компании?
Есть ли единая концепция компании и как ее реализации поможет будущий офис?

Это только общий контур. Специфика подготовки зависит от стандартов, требований, нормативов компании и множества других факторов, индивидуальных для каждого проекта.

Следующим этапом будет подготовка плана размещения сотрудников, в котором отражается и расстановка мебели. Правильный и адекватный план зависит от того, насколько точно вы собрали информацию и учли требования бизнес-логики, безопасности, эргономики.

Затем нужно определить индивидуальные требования. Они могут касаться организации рабочих мест или клиентской зоны, такие требования есть почти в каждой компании. Как видите, работы хватает даже на этапе планирования.

Хорошо, если в компании есть специалисты, которые способны весь этот объем взять на себя и провести грамотную подготовку. Если их нет, то самое разумное – поручить работу приглашенным экспертам.

Самое худшее, что можно придумать в этой ситуации – взвалить выбор и покупку мебели на административного помощника. Впоследствии велик шанс вспомнить поговорку о том, что «скупой платит дважды».

Если за дело берется непрофессионал, то слишком велик риск ошибок. Неточно сняли замеры – и столы не проходят в двери, не учли расположение техники – провода тянутся через весь офис, не продумали функционал – и документы валяются по всем подоконникам. И это только самые безобидные казусы, которые могут возникнуть. Хотите застраховаться от подобных накладок? Поручите проект профессионалам.

А где можно всех посмотреть?

После того, как планы утверждены, бухгалтерия отвоевала себе шкафы по специальному заказу, а маркетологи убедили руководство, что диваны для клиентов лучше, чем кресла, можно переходить к главной части.

Всю мебель нужно где-то покупать. И хотя современные мебельные магазины разнообразны, офисную мебель мы приобретаем у поставщиков.

Причины для этого очевидны.

Нам нужна мебель не бытового назначения. Производители специально проектируют офисную мебель с эксплуатационным запасом. Это касается не только столов и стульев, но и предметов офисного быта. Представьте себе, что вам нужно купить шкафы и пеналы, холодильник и кофе-машину, которыми будут пользоваться 200 человек. Понятно, что все эти предметы должны иметь повышенный запас прочности. Поэтому даже за кухонной мебелью мы обращаемся к специализированным производителям.
Для офиса нам требуется мебель в большом количестве. Метраж одних столов может исчисляться тысячами квадратных метров. Такое количество не может вместить магазин, его можно получить только от производителя.
Индивидуальность проекта. У каждого заказчика есть собственные требования к функционалу мебели, к ее внешнему виду, цвету, размеру, конфигурации. Для одного офиса нам нужны столы с мобильной тумбой, для другого – с возможностью опустить мониторы под прозрачную рабочую поверхность. Третий проект требует маскировки большого количества проводов, а четвертый нуждается в акустической мебели. Все эти требования может учесть только специализированный поставщик.
Максимальный функционал мебели. Современное офисное пространство все больше усложняется. Нужного функционала мы опять-таки добьемся только от специализированных поставщиков. Сегмент масс-маркета не даст нужной функциональности, у него нет такой задачи.
Возможность тестирования. Производитель или его представитель охотно доставит в офис комплекты для тестов. На одном из последних проектов в офис нашего заказчика привезли 18 образцов кресел. Сотрудники тестировали каждый из них, а потом выбирали лучшие. Таким же образом тестировали и рабочие столы. В магазине такой возможности нет, там вы увидите только витринные образцы.

Фабрика или магазин?

Большинство мебели для офисных проектов действительно нужно заказывать у производителей или их дилеров. Но и мебельные магазины игнорировать не стоит. В них выгодно приобретать отдельные элементы офисного пространства. Например, нужны три низких шкафа для юристов и клиентского отдела. Такая маленькая партия у производителя обойдется дорого. Зато почти в любом мебельном магазине можно найти такие шкафы по необременительной цене.

Причина проста. Стоимость мебели на фабрике выгодна только при больших закупках. У большинства производителей ассортимент делится на фабричную, складскую и индивидуальную линию. Последняя делается по спецзаказам и обходится дороже просто потому, что для нее приходится перестраивать производственный процесс.

Покупка мебели фабричной или складской линии – солидная экономия. Конечно, при условии, что закупка внушительного объема. Пять-десять столов и кресел у производителя могут оказаться совсем невыгодными, и тогда на выручку снова придут мебельные магазины. Они удобны и как система «единого окна» – приехал и закупил все для офиса в одном месте.

В них же найдутся и нестандартные для поставщика вещи, например, низкие стеллажи, барные стулья, диваны, журнальные столики.

Мебель у поставщика логично покупать по складской или по фабричной программе, а по специальным программам это не всегда разумно. Специальная мебель может обойтись дороже. Отдельные не общие элементы или мебель для посетителей имеет смысл искать в мебельных магазинах.

Зачем нужны эксперты?

Если вы хотите оформить офисное пространство эргономично, удобно, функционально и красиво, то вам придется подойти к этому вопросу как к проекту. Для его реализации потребуется экспертная помощь. В качестве экспертов можно привлечь дизайнеров и архитекторов, которые оформляли офис, обратиться к собственным квалифицированным кадрам или пригласить третьих лиц. Итак, чем же займутся эксперты после утверждения планов и проектов?

Выбор поставщика

Скажем честно, если вы никогда не сталкивались с мебельным вопросом, то выбрать нужного поставщика довольно сложно. И даже тендер здесь не поможет. Компаний много, каталоги у них красивые, предложения интересные, менеджеры обходительные.

Провести мониторинг цен, посетить шоу-румы, выбрать образцы, договориться о тестировании, составить программу закупки, договориться о подходящей цене, проконтролировать поставку – все это требует усилий и времени.

Компания Office Times работает со всеми поставщиками мебели в России. Мы знакомы не только с ассортиментом, но и возможностями, особенностями и даже потенциалом практически каждой крупной специализированной фабрики. Мы знаем ассортимент каждого поставщика и выбираем оптимальный вариант для заказчика, учитывая все факторы, требования, пожелания и, конечно, бюджет.

Организация тендера и оценка предложений поставщиков

Безусловно, участие в тендере выгодно поставщикам, ведь на тендер приглашают компании с репутацией. Вы уже знаете (слышали-читали-видели), что приглашенные поставщики надежны и мебель делают добросовестно. Остается понять – обеспечат ли они вашу компанию необходимым ассортиментом, будет ли сумма за их продукт соответствовать бюджету и получите ли вы за свои деньги то, что хотите?

Небольшой пример из практики. В одном из тендеров участвовали 13 поставщиков. Визуально предложения были почти одинаковые. Разница заключалась в толщине столешниц, в фактуре материала, в качестве фурнитуры и металле опор. Для оптимизации цен мы проработали каждый функциональный элемент мебели: материал столешниц, опор, крепления, дополнительные опции. В итоге заказчик получил вариант, который полностью устроил его по качеству, дизайну и бюджету.

Оптимизация тендера

Участие экспертов в тендере обеспечивает оптимизацию. Как правило, оптимизация составляет 10–20% от бюджета, но есть и гораздо более впечатляющие примеры.

На одном из проекте мы сэкономили 1,5 млн рублей за счет того, что заказали различные виды мебели у разных поставщиков. У одних были отличные столы, у других – идеальная мягкая мебель, у третьих оказались превосходное предложение по креслам.

В результате оптимизации чистая экономия заказчика составила 1,5 млн рублей. Вместо 9 млн заплатили 7,5 млн.

Оптимизация обязательно обеспечивается при привлечении правильных экспертов, интересы которых – это интересы заказчика. К вопросам обстановки офиса нужно подходить не как к развлечению, а как к серьезному проекту, который требует значительных усилий, времени и соответствующей квалификации.

Контроль

Вы хотите, чтобы ваша мебель, оплаченная деньгами, нервами и временем, стояла на своих местах в назначенный день и час? Для этого придется держать руку на пульсе. Важно контролировать этапы выполнения заказа, знать, что и как происходит. Этот кропотливый и требующий большого внимания процесс тоже можно передать в руки экспертам. Особенно удобно это делать, когда мебель заказана у разных производителей, а ее установка и монтаж требует стыковки усилий нескольких компаний.

Что в итоге?

Вы хотите получить оптимальный функционал, соблюсти стиль, сэкономить ресурсы и обставить офис в срок? Тогда разумнее всего привлечь экспертов к выбору офисной мебели. Мы сделаем проект, определим наиболее подходящих поставщиков, оптимизируем тендер, организуем тестирование образцов или экспедицию по шоу-румам, получим лучшую цену, проконтролируем исполнение. Мы приглашаем вас присоединиться к обществу «Иль де Ботэ», Metro, Ferrero, Incanto, Premier Farm и других наших достойных клиентов, которые уже оценили профессиональный подход к выбору мебели.

Екатерина Максимова